Webinar terugkijken: Screening, onmisbaar voor iedere organisatie

Op 9 september 2021 organiseerde International Security Partners een live webinar.

De do’s en don’ts van screening

Het screenen van uw medewerkers is vandaag de dag een onmisbaar onderdeel bij zowel de werving van nieuw personeel, als bij interne functiewisselingen. Organisaties kunnen ervoor kiezen om dit zelf te doen, of om dit uit te besteden.

Het proces van employment screening en de verschillende zaken die hier bij komen kijken, werden behandeld in dit webinar.

Ook dit webinar was weer informatief en zeer interactief.

Aan de hand van casussen uit de praktijk en verschillende stellingen, kwamen er diverse onderwerpen aan bod:

• Wat zijn de voorwaarden om te mogen screenen?
• Nuttige informatie over de VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
• Screening als middel tegen interne fraude
• Screening introduceren binnen de organisatie; hoe te beginnen?
• Op welke punten kan personeel gescreend worden?

De opname van dit webinar staat inmiddels online en kan hier terug gekeken worden.

Antwoorden op gestelde vragen

Tijdens het webinar konden de deelnemers vragen stellen. De vragen die gesteld werden en de antwoorden, delen we graag met u:

Is het personeel van ISP zelf eigenlijk ook gescreend?

Ja, het personeel dat werkzaam is voor een particulier recherchebureau (zoals ISP ), moet middels een Politie screening toestemming hebben van de Korpschef om werkzaam te mogen zijn bij het bureau.

Tevens screent ISP al haar eigen personeel voor indiensttreding op een uitgebreide wijze zoals dat wij screenings verzorgen voor onze klanten.

Welke rol speelt AVG bij het uitvoeren van employment screenings?

We hebben sinds mei 2018 te maken met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd hierin. Deze wetgeving geldt voor heel Europa.

Voor het uitvoeren van een screening worden persoonsgegevens verwerkt. Vanuit de AVG wetgeving zijn er nog een aantal extra zaken waar rekening mee gehouden moet worden (buiten de geldende basisvoorwaarden):

• U gebruikt de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet voor een ander doel.
• U bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de screening.
• De gegevens uit de screening zijn toereikend, ze doen ter zake en u verzamelt niet meer gegevens dan nodig.
• U beveiligt de gegevens goed.
• U beoordeelt of u een data protection impact assessment (DPIA) moet uitvoeren, omdat screenen een gegevensverwerking is met een hoog privacyrisico.
• Als je als werkgever pre-employment screenings uitvoert voor opdrachtgevers, dan heb je een vergunning nodig op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

Kan een kandidaat al starten in de functie als de screening nog niet afgerond is of als de kandidaat nog geen VOG heeft?

De meest ideale situatie is natuurlijk dat de gehele screeningsprocedure is afgerond op het moment dat een kandidaat start met werken bij uw organisatie.

Echter, omwille van praktische redenen kan het voorkomen dat de kandidaat al moet starten vóórdat de screening is afgerond. Uiteraard is dit mogelijk. U kunt hier als werkgever zelf het besluit in nemen. Dit gebeurt vaak bij detacheringsopdrachten of wanneer ZZP’ers worden ingehuurd.

Let hierbij wel op wat de risico’s zijn van het in dienst stellen van een medewerker die niet gescreend is. Soms kan het handig zijn de autorisaties van de medewerker te beperken totdat de screening is afgerond bijvoorbeeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beperkte toegang tot ruimtes of data van uw organisatie.

Hoe reageren nieuwe medewerkers op screening?

Vaak vinden mensen het toch wel enigszins spannend dat zij gescreend worden voor hun functie. Soms komt dit voort uit het feit dat ze niet weten wat hen te wachten staat. Het is daarom van belang om de medewerkers goed te informeren over de op handen zijnde screening. Waarom wordt er gescreend? Wat wordt er gecheckt? Hoe wordt er omgegaan met de vertrouwelijke gegevens? Het is prettig dat de kandidaat antwoorden krijgt op dergelijke vragen zodat er begrip ontstaat en de kandidaat zijn/haar medewerking zal verlenen aan de screening.

Kan ik niet gewoon op één niveau screenen voor al mijn medewerkers?

De screening dient zo doelgericht mogelijk plaats te vinden. Dat houdt in dat er geen gegevens verzameld worden, die niet relevant zijn voor het risico dat afgedekt moet worden met de screening. Om deze reden worden er vaak diverse screeningsniveaus ingezet voor de verschillende functies binnen een bedrijf. Indien alle functies qua risico gelijk liggen, kunt u ervoor kiezen om al het personeel met één screeningsniveau te screening. Het zal echter vaker voorkomen dat de risico’s per functie verschillen en er beter meerdere screeningsniveaus gehandhaafd kunnen worden.

Mag je ook een screening gericht inzetten, als je een situatie met een collega niet vertrouwt bijvoorbeeld?

Nee, een screening mag je alleen uitvoeren als preventief middel. Hierover dien je ook altijd vooraf de kandidaat te informeren. Indien u een situatie niet vertrouwt, en hier meer van wilt weten, kunt u een gericht (fraude) onderzoek (laten) uitvoeren. Dit is echter iets anders dan een personeelsscreening. Deze kan je niet selectief inzetten.

Wat als een nieuwe kandidaat niet wil meewerken aan de screeningsprocedure?

Een screeningsprocedure wordt niet voor niks ingesteld en uitgevoerd. Op het moment dat een kandidaat niet wil meewerken aan deze procedure, kan het helpen om in een gesprek de screening nader toe te lichten. Indien de kandidaat dan alsnog weigert, adviseert ISP om niet met de betreffende kandidaat in zee te gaan. Uitzonderingen op een screeningsbeleid scheppen vaak een precedent voor anderen, om óók niet aan de screening te hoeven voldoen.

Als een employment screening onderdeel is van de sollicitatieprocedure, dan gaat de kandidaat door te solliciteren eigenlijk akkoord met die voorwaarde.

Waarin verschilt een ID-check van het feit dat een werkgever ook een ID-kopie in het personeelsdossier moet hebben?

Het is wettelijk vastgelegd dat een werkgever een kopie van het ID bewijs van elk personeelslid in het dossier moet bewaren. Een ID-check tijdens een screeningsprocedure houdt in dat het document daadwerkelijk getoetst wordt op geldigheid en of het document niet geregistreerd staat als gestolen en/of vermist. Op deze manier wordt geverifieerd of de kandidaat is wie hij/zij zegt dat hij/zij is.

Meer informatie over screening

Wilt u meer informatie over onze mogelijkheden op het gebied van screening? Download dan hier onze ‘Menukaart’ screening.

Voor vragen kunt u contact opnemen met onze sales afdeling via sales@ispbv.nl, telefonisch kan dit via 0320 284 141 of via ons contactformulier.