Pre-employment screening en ethiek: wat zijn de grenzen en de kaders?

Wie op het punt staat nieuwe collega’s te verwelkomen, wil natúúrlijk weten of deze collega’s betrouwbaar en integer zijn. Om een goed beeld te krijgen van een sollicitant kan het helpen een pre-employment screening uit te voeren. Maar mag dat zomaar? En wat zijn dan de regels? Rivka van Doorn, onze manager screening en backoffice, vertelt meer over de ethische aspecten van een pre-employment screening. 

Pre-employment screening, wat is dat eigenlijk?

“Eigenlijk is een pre-employment screening niets anders dan een onderzoek naar de achtergrond van een sollicitant of nieuwe medewerker”, vertelt Rivka. Klopt het cv? Zijn de opgegeven diploma’s echt behaald? Wat zeggen referenties over de sollicitant? Heeft iemand een crimineel verleden? Het zijn allemaal vragen die aan bod komen in een pre-employment screening, “met als doel mogelijke risico’s te identificeren en de integriteit en betrouwbaarheid van kandidaten te controleren”, legt Rivka uit. “In sommige sectoren, zoals de financiële sector en de jeugdzorg, is screening zelfs verplicht.” 

Welke informatiebronnen worden gebruikt bij een pre-employment screening?

Bij ISP wordt van uiteenlopende informatiebronnen gebruikgemaakt om de screening uit te voeren. “Denk aan kredietregisters om betaalachterstanden in te zien, de Kamer van Koophandel om te controleren of er sprake is van nevenwerkzaamheden, het Kadaster en social media”, vertelt Rivka. “Alleen de informatie die relevant is voor een functie, nemen we mee in ons onderzoek. Dus wat voor hypotheek iemand heeft, waar hij of zij heen gaat op vakantie, in welke kroeg iemand ieder weekend zit of waar een partner zich mee bezighoudt, dat maakt voor de screening echt niet uit. Sterker nog: we zijn verplicht om alle informatie die niet relevant is voor ons onderzoek, achterwege te laten. Zelfs als een werkgever het best interessant zou kunnen vinden op welke politieke partij een nieuwe werknemer stemt. ”  

Is pre-employment screening toegestaan?

U zult niet de eerste zijn die zich afvraagt of het zomaar mag: iemand screenen. “Die vraag krijgen we regelmatig. Het antwoord? Een pre-employment screening is toegestaan, mits een sollicitant hier toestemming voor heeft gegeven”, legt Rivka uit. “Er kan geen screening opgestart zonder akkoord van de kandidaat.” Bovendien zijn er een flink aantal wettelijke voorwaarden waar een screening aan moet voldoen. 

Allereerst moet een werkgever een gerechtvaardigd belang hebben voor een screening; de screening moet noodzakelijk zijn. Bovendien zijn de onderzoekers verplicht zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om de privacy van een sollicitant te waarborgen. “Ook belangrijk: een screening moet proportioneel zijn”, zegt Rivka. “Dus afhankelijk van de mogelijke risico’s wordt een screeningsprofiel opgesteld.” Tot slot worden de resultaten bij bijzonderheden altijd vooraf gedeeld met een sollicitant. “Deze heeft daardoor nog de kans zich terug te trekken uit de sollicitatieprocedure.” 

Hoe ethisch verantwoord is een screening?

“Onlangs stond ik op het punt een medewerker uit het buitenland te screenen die in Nederland een baan had gevonden. Hij was ervan overtuigd dat hij gescreend werd omdat hij geen Nederlander was”, vertelt Rivka. “Ik begreep hem wel, maar het klopt niet. Dat zou immers discriminatie zijn. Wij kijken nooit naar afkomst, etniciteit, religie of naam. Dat maakt voor ons niet uit. We screenen iederéén voor een specifieke functie, geen uitzondering.” 

Juist daarom is het volgens Rivka zo belangrijk dat opdrachtgevers van tevoren al duidelijk maken dat er een screeningsproces bij de sollicitatieprocedure zit. “Transparantie en goede communicatie naar een kandidaat toe is enorm belangrijk. Zo wordt ook een veilige sfeer gecreëerd.” Bovendien zijn Rivka en haar collega’s ook zelf uitvoerig gescreend. “Al onze particuliere onderzoekers hebben een politiescreening achter de rug. Dat is verplicht. En vergeet niet: we hebben natuurlijk ook allemaal gestudeerd. We kennen ons vak van voor naar achteren en weten als geen ander wat wel en niet kan. ”

Heeft u nog vragen over pre-employment screening? Wij helpen u graag. Neem contact met ons op.