Een nieuwe pre-employment screening applicatie

Al sinds jaar en dag voert International Security Partners pre-employment screenings uit: screenings voor werkgevers, waarbij potentiële werknemers gescreend worden op eventuele veiligheidsrisico’s ten aanzien van de functie die vervuld moet worden. Vroeger was dat onderzoek handmatig en tijdrovend werk, tegenwoordig wordt daar een online applicatie voor gebruikt. En ook die applicatie is nu weer vernieuwd. Rivka van Doorn, Manager afdeling Screening & Backoffice, vertelt over de voordelen van de nieuwe applicatie.

Van aangetekende post naar online omgeving

De onderdelen van een screening – een ID-check, diplomacheck, cv-analyse of VOG-aanvraag – zijn door de jaren heen niet zo sterk veranderd. De aanpak van de screening daarentegen wel. “Vroeger deden we een screening en verstuurden vervolgens het rapport per aangetekende post,” lacht Rivka. “Dat is nu niet meer denkbaar.” Er volgde een beveiligde online omgeving waar het rapport gedownload kon worden, en waarvan alle data vervolgens weer gewist werd. Ook dat is al tijden niet meer werkbaar, noch denkbaar.

De stap naar automatisering

Daarom ontwikkelde ISP jaren geleden in samenwerking met Junction een online screening applicatie. Een beveiligde omgeving waarin de sollicitant wordt meegenomen door het screeningsproces en daarin vragen beantwoordt of documenten uploadt. Een gebruiksvriendelijke, overzichtelijke applicatie voor de klant, de sollicitant en ISP zelf. Maar ook deze applicatie was na jaren trouwe dienst toe aan een volledig nieuwe opvolger.

Gebruiksvriendelijker voor alle partijen

Junction ontwikkelde een nieuwe applicatie die sneller, nog gebruiksvriendelijker en nog veiliger is. Het proces is waar mogelijk nog eenvoudiger gemaakt voor zowel de klant als de kandidaat. Zo is de applicatie toegankelijker gemaakt voor tablet en mobiel, is de leesbaarheid verbeterd en is het uploaden van documenten via tablet of telefoon nu makkelijker. Rivka: “We zien dat kandidaten het mailtje op hun telefoon openen en gelijk het screeningsproces willen starten. Daarom wilden we het gebruik van de applicatie op dit type apparaten zo prettig mogelijk maken.”

Veiligheid op één

Daarnaast maken API’s het mogelijk om het systeem te koppelen met hr-software. Zo kan de klant vanuit de eigen omgeving screenings aanvragen en resultaten inzien. Belangrijk bij de ontwikkeling van de nieuwe applicatie is de veiligheid. Rivka: “Die staat bij ISP altijd op één, en zo ook hier, vooral omdat de applicatie gevoelige persoonsgegevens verwerkt. Daarom worden door externe partijen jaarlijks pentesten uitgevoerd zodat alle mogelijke zwaktes ondervangen worden.”

Wat goed is blijft

Veel van het oude systeem blijft, alhoewel in een nieuwer jasje. Zo bekijken klanten in hun eigen portal hun dashboard met daarin al hun screenings en de resultaten, net als in de eerdere versie van de applicatie. De rustige, eenvoudige lay-out van de huidige applicatie werd altijd geprezen door klanten en zal zeker behouden blijven. De grootste verschillen zitten hem in de gebruiksvriendelijkheid, snelheid en de toekomstbestendigheid van de applicatie. Het doorlopen van het proces gaat nu nog sneller, en de applicatie is klaar voor de toekomst. “De kandidaat kan niks fout doen, je wordt er echt doorheen geloodst. Ook als je niet gewend bent om online te werken,” vertelt Rivka.

Livegang nieuwe applicatie

De applicatie zal gefaseerd ingevoerd worden, zodat er genoeg tijd en aandacht is om alle klanten die overgaan op de nieuwe applicatie te ondersteunen. De oude applicatie zal nog een periode naast de nieuwe blijven bestaan, zodat er tijd is om informatie over te zetten en op te slaan. Klanten zullen door ISP benaderd worden wanneer het zover is. De eerste klanten zullen naar verwachting aan het eind van het eerste kwartaal gebruik kunnen maken van de nieuwe applicatie.

Heeft u naar aanleiding van de nieuwe applicatie vragen over de overstap naar de nieuwe applicatie, of heeft u vragen over pre-employment screening? Neem dan gerust contact met ons op.