Wat is pre-employment screening?

Voor u een nieuwe medewerker in dienst neemt wilt u natuurlijk graag een aantal dingen over deze persoon weten. Daarbij horen ook zaken als diploma’s, wellicht een VOG, en als uw bedrijf zich in de financiële sector bevindt is een financiële check noodzakelijk. Maar zo’n screening mag niet zomaar worden uitgevoerd – daar worden middels wet- en regelgeving strenge eisen aan gesteld. Een onafhankelijk onderzoeksbureau als International Security Partners kan deze pre-employment screenings voor u uitvoeren. Rivka van Doorn, Manager afdeling Screening & Backoffice, vertelt over pre-employment screening en de digitale tool die ISP hiervoor gebruikt. 

Wat houdt een pre-employment screening in?

Bij een pre-employment screening wordt gekeken of er sprake is van een risico bij het aannemen van een nieuwe medewerker. “Het kan ook zijn dat iemand binnen hetzelfde bedrijf van functie wisselt, en een in-employmentscreening daardoor wenselijk is,” vertelt Rivka. “Een pre-employment screening is puur gericht op risicomanagement en achterhaalt eventuele bijzonderheden ten opzichte van de functie die iemand gaat vervullen.” Hier is wetgeving aan verbonden. Als werkgever mag je namelijk niet zomaar persoonsgericht onderzoek uitvoeren. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om dit soort screenings uit te besteden aan onafhankelijke onderzoeksbureaus, zoals ISP.    

De voordelen van een onafhankelijke screening

Screenings uitgevoerd door bedrijven zelf gaan regelmatig fout. Rivka: “Een sollicitant wordt bijvoorbeeld toch online opgezocht. Daarnaast kan een bedrijf wel zelf een VOG-aanvraag doen en referenties checken, maar dit gebeurt niet altijd consistent en de controle op het daadwerkelijk aanleveren van documenten ontbreekt vaak.” Het uitbesteden van de screening levert een completere screening op, is consequent en voorkomt dat er wet- en regelgeving overtreden wordt. Daarnaast geeft een onafhankelijke screening de – toekomstige – werknemer een gerust gevoel: de informatie wordt deskundig behandeld en beoordeeld. “Ons enige belang ligt bij het in kaart brengen van de mogelijke risico’s,” vertelt Rivka.  

Een pre-employment screening in de praktijk

Bij een pre-employment screening kan naar van alles gekeken worden. De screening wordt echter altijd afgestemd op de functie. Rivka: “Wij waken altijd voor proportionaliteit. De screening moet passen bij de functie en niet te licht maar zeker ook niet te zwaar zijn.” Vooraf wordt er gekeken naar een screeningsprofiel dat past bij de functie. Onderdelen daarvan kunnen bijvoorbeeld een ID-check, diplomacheck, cv-analyse of VOG-aanvraag zijn. Ook een achtergrondonderzoek is mogelijk, of het nabellen van referenties. Wij geloven in maatwerk bij het opstellen van de profielen en het uitvoeren van het werk; screening gaat over mensen en kan gevolgen hebben voor deze mensen. Er wordt daarom niet gewerkt met ‘vaste’ profielen of volledige geautomatiseerde processen. De profielen worden zorgvuldig samengesteld met de klant en een deel van het screeningsproces zal altijd uitgevoerd blijven worden door particulier onderzoekers. 

Online screening tool

Alles moet zo gemakkelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk worden ingericht: het uploaden van informatie door de kandidaat, het controleren van de data door ISP en het inzien van de rapporten door de klant. Rivka: “Ook als je nooit digitaal werkt, moet deze tool gemakkelijk te gebruiken zijn.” Daarom ontwikkelde Junction een nieuwe online pre-employment screening applicatie voor ISP. Via dit portaal is al het bovenstaande mogelijk en hebben alle betrokkenen inzicht in de screening op een veilige, betrouwbare manier. De feedback op de tool is positief. “De lay-out is eenvoudig waardoor de kandidaat geen fouten kan maken. Daarnaast is informatie goed beschikbaar: de rapportagefunctie biedt inzicht in onder andere het aantal screenings, het aantal risico’s, de gemiddelde doorlooptijd en het niveau van de screenings,” licht Rivka toe. Dankzij de tool konden klanten door heel Nederland al gemakkelijk en overzichtelijk duizenden kandidaten eenvoudig screenen. 

Ook pre-employment screenings inzetten?

Overweegt u ook pre-employment screenings in te zetten om er zeker van te zijn dat een kandidaat écht past bij de functie en u geen onnodige risico’s loopt? ISP heeft jarenlange ervaring in het uitvoeren van onafhankelijke screenings en helpt u graag verder. U kunt contact met ons opnemen voor een vrijblijvende offerte of advies.