Kenmerken factuurfraude en wat er tegen te doen

Steeds vaker worden we gevraagd onderzoek te doen naar transacties waarbij een betaling is verricht naar een (naar later blijkt) onterecht bankrekeningnummer. We noemen dit factuurfraude.

Wat zijn de kenmerken van factuurfraude en wat kunt u doen om het risico van deze fraudevorm te verkleinen?

Factuurfraude kenmerkt zich voornamelijk doordat u of uw klanten gevraagd wordt een betaling te doen naar een ander bankrekeningnummer dan het nummer dat u eerder heeft gebruikt. De oorzaak is verschillend. In sommige gevallen blijkt er sprake van interne betrokkenheid van medewerkers, maar vaak is de oorzaak extern.

Enkele bekende werkwijzen zijn:

• Poststukken worden simpelweg uit de brievenbus “gehengeld”. Wanneer hier rekeningen tussen zitten, worden deze rekeningen vervalst, door er een ander rekeningnummer op te zetten.
• Naar aanleiding van het hengelen maken fraudeurs een brief met het logo (en eventueel andere specifieke informatie) van de crediteur om aan te geven dat men thans een ander rekeningnummer gebruikt.
• In geval van buitenlandse transacties kan het argument gebruikt worden dat er wegens een instabiele wisselkoers of politieke instabiliteit gebruik gemaakt wordt van een andere bank en dus een ander rekeningnummer.
• Een medewerker (kan zowel bij de crediteur als de debiteur zijn) vervalst een factuur.

Wat kunt u doen om de kans te verkleinen benadeeld te worden als gevolg van deze fraudevorm:

1. Zorg dat u de bankrekeningnummers van uw crediteuren hebt vastgelegd.
2. Wanneer er een brief of email binnenkomt met de mededeling van een wijziging van bankrekeningnummer, neem dan persoonlijk, via telefoon contact op, met de crediteur om de wijziging te checken.
3. Check iedere factuur grondig of het bankrekeningnummer afwijkt van uw administratie. Wanneer er plotseling een ander bankrekeningnummer vermeld is, check de wijziging persoonlijk bij de crediteur.
4. Probeer zo snel mogelijk het factureringsproces na te lopen, om in te kunnen schatten of er sprake is van interne- dan wel externe fraude.

Wist u dat veel banken een monitoringssysteem toepassen om transacties te beoordelen op fraude indicatoren? Soms houden banken bepaalde transacties op, omdat deze afwijken van een normaal patroon. U kunt dit navragen bij uw bank.

Wilt u meer informatie over fraudepreventie en of fraudeonderzoeken? Klik dan hier.

Lees ook deze case over factuurfraude.